Vagtplan og tidsregistrering
Planlagt og faktisk arbejdstid – samme sted
Vagtplanen viser, hvornår medarbejderne skal arbejde. Tidsregistreringen viser, hvornår de faktisk gjorde. I Jobtid hænger de to sammen, så registreringen tager få sekunder – og stadig viser virkeligheden.
Fra vagt til registrering på fire trin
- 1
Du planlægger ugen
Vagterne lægges ind i ugeoversigten og bekræftes, når planen er klar.
- 2
Medarbejderen ser sin vagt
Vagten vises på dagen i medarbejderens tidsregistreringskalender, fx “07:00–15:00”.
- 3
Timerne er foreslået
Når der registreres tid på dagen, er timerne udfyldt ud fra vagten. Passer det, gemmer medarbejderen bare.
- 4
Afvigelser bliver registreret
Gik dagen anderledes end planlagt, retter medarbejderen timerne. Så viser registreringen den faktiske arbejdstid.
Hvorfor vagtplanen ikke er tidsregistrering
Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere som udgangspunkt kunne måle medarbejdernes daglige arbejdstid. En vagtplan viser kun, hvad der var planlagt – ikke sygdom, byttede vagter eller en dag, der blev længere end forventet. Derfor holder Jobtid de to adskilt, men lader planen gøre registreringen hurtigere.
| Emne | Vagtplan | Tidsregistrering |
|---|---|---|
| Hvad den viser | Hvornår medarbejderen skal arbejde | Hvornår medarbejderen faktisk arbejdede |
| Hvem laver den | Ejer eller administrator | Medarbejderen selv eller lederen |
| Hvornår | Før ugen – som kladde, derefter bekræftet | Samme dag eller kort efter |
| Lovkrav | Skal overholde regler om hvile og arbejdstid | Daglig arbejdstid skal kunne måles og dokumenteres |
Generel information, ikke juridisk rådgivning. Læs mere i guiden om lovkrav til tidsregistrering.
Planlæg hele ugen på én skærm
Læg vagterne ind i ugeoversigten, hold øje med timerne pr. medarbejder, og bekræft planen, når den er klar. Medarbejderne ser kun bekræftede uger.
Se alle funktioner i vagtplanen.
Ofte stillede spørgsmål
Bliver vagtplanen automatisk til tidsregistreringer?
Nej, og det er med vilje. Vagtplanen er den planlagte arbejdstid. Det er den faktiske arbejdstid, der skal registreres, så vagten bruges som forslag, når medarbejderen registrerer sin tid.
Er en vagtplan nok til at overholde reglerne om tidsregistrering?
Som udgangspunkt skal arbejdsgivere have et system, der kan måle den daglige arbejdstid. En vagtplan viser kun, hvad der var planlagt. Derfor bør den faktiske arbejdstid registreres – det gør Jobtid nemt med forslag fra vagtplanen.
Kan en leder registrere tid for en medarbejder ud fra vagten?
Ja. Når en leder eller administrator registrerer tid for en medarbejder, bliver timerne også foreslået ud fra medarbejderens bekræftede vagt.
Hvad med medarbejdere på faste skemaer?
Medarbejdere med fast arbejdstid kan stadig få deres tid registreret automatisk ud fra deres faste skema. Vagtplanen ændrer ikke på det.
Læs også forskellen på planlagt og faktisk arbejdstid og vejledningen til vagtplan og tidsregistrering.