Vagtplan og tidsregistrering: forskellen på planlagt og faktisk arbejdstid

Det er fristende at bruge vagtplanen som tidsregistrering: Hvis Mikkel skulle arbejde fra 7 til 15, så har han vel gjort det? Men en vagtplan er en plan. Folk bliver syge, bytter vagter, går tidligt hjem på en stille dag eller bliver hængende, når der er travlt.

Hvorfor de skal holdes adskilt

Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere som udgangspunkt have et system, der kan måle den daglige arbejdstid. Det er den faktiske arbejdstid, der skal kunne dokumenteres. En vagtplan, der automatisk bliver til registreringer, risikerer at vise det, der var planlagt, i stedet for det, der skete.

Men planen kan gøre registreringen nemmere

Det bedste af begge verdener er at bruge vagten som forslag. Når medarbejderen registrerer sin tid på en dag med en vagt, er timerne allerede udfyldt. Passer det, gemmer medarbejderen bare. Gik dagen anderledes, retter medarbejderen timerne.

• Medarbejderen ser sin vagt direkte i tidsregistreringskalenderen.
• Timerne foreslås ud fra vagten, men gemmes først, når medarbejderen opretter registreringen.
• Afvigelser mellem plan og virkelighed bliver registreret, så dokumentationen er korrekt.