Tidsregistrering – lovkrav: komplet guide til danske virksomheder

Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere som udgangspunkt have et system, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for de omfattede lønmodtagere. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne registreringer, og arbejdsgiveren skal opbevare dem i fem år efter udløbet af den relevante referenceperiode.

Hvorfor blev tidsregistrering lovpligtigt?

Baggrunden er EU-Domstolens dom af 14. maj 2019 i sag C-55/18, som fastslog, at medlemslandene skal sikre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til måling af den daglige arbejdstid. Danmark gennemførte reglerne i arbejdstidsloven med virkning fra 1. juli 2024. Formålet er blandt andet at gøre det muligt at kontrollere reglerne om arbejdstid og hvile.

Hvad kræver loven konkret?

Loven kræver dokumentation, men foreskriver ikke en bestemt teknologi eller et bestemt tidsregistreringssystem. Virksomheden vælger selv metode, så længe løsningen opfylder kravene. I praksis skal den gøre det muligt at:

• Måle den samlede daglige arbejdstid for hver omfattet medarbejder.
• Give medarbejderen adgang til egne registreringer.
• Opbevare registreringerne i fem år efter udløbet af den relevante referenceperiode.
• Forklare, hvordan medarbejderen kan få rettet en registrering, hvis den er forkert.

Hvem skal registrere arbejdstid – og hvem kan være undtaget?

Som udgangspunkt gælder reglerne for lønmodtagere. Arbejdstidsloven indeholder dog undtagelser, blandt andet for visse medarbejdere med ledelsesfunktion eller med betydelig frihed til selv at tilrettelægge arbejdstiden. Der kan også gælde særlige forhold for medarbejdere omfattet af kollektive overenskomster. En undtagelse beror på en konkret vurdering af jobbet og de relevante aftaler; en titel alene afgør det ikke. Søg rådgivning, hvis I er i tvivl.

Hvilken metode kan virksomheden vælge?

• Stempel ind og ud via mobil, tablet eller computer.
• Manuel registrering af dagens arbejdstid.
• Faste skemaer med registrering af afvigelser, når arbejdstiden ændrer sig.
• Registrering af start- og sluttidspunkter ved skiftende vagter.

Valget afhænger af arbejdet og jeres arbejdsgange. Uanset metode skal registreringen afspejle den faktiske arbejdstid og være tilgængelig for medarbejderen. Et regneark kan bruges, men virksomheden skal selv sikre adgang, rettelser, sikkerhed og opbevaring gennem hele perioden.

Hvordan hænger registrering sammen med 48-timersreglen og hviletid?

Registreringerne hjælper virksomheden med at følge reglerne om blandt andet maksimal gennemsnitlig ugentlig arbejdstid og daglig hvile. Som hovedregel må den gennemsnitlige arbejdstid ikke overstige 48 timer om ugen over referenceperioden, og medarbejdere har som udgangspunkt ret til 11 timers sammenhængende hvile inden for hver 24-timersperiode. Der findes undtagelser og særlige regler, så vurder den konkrete situation ud fra den gældende lov og eventuelle aftaler.

Hvad med GDPR og persondata?

Tidsregistrering indeholder personoplysninger. Begræns adgangen til dem, der har et arbejdsbetinget behov, giv medarbejderne information om formål og opbevaring, og sørg for passende sikkerhed. Registreringerne skal opbevares i den lovbestemte periode og derefter håndteres efter virksomhedens slettepolitik og øvrige retlige forpligtelser.

Sådan kommer I i gang

• Afklar, hvilke medarbejdere og aftaler reglerne gælder for.
• Vælg en metode, der passer til jeres arbejdstider og kan håndtere afvigelser.
• Beskriv rutinerne for medarbejderadgang, rettelser og opbevaring.
• Gennemgå jeres praksis løbende, så registreringerne fortsat afspejler arbejdet.

Jobtid samler tidsregistrering, faste skemaer og medarbejderadministration i ét system. Læs mere om tidsregistrering til små virksomheder, og se om løsningen passer til jeres behov.